Términos y Condiciones de Uso — Katal

Versión 1.0 — [fecha de publicación]. Documento borrador para revisión legal antes de publicación oficial.

1. Objeto

Estos Términos y Condiciones ("los Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma Katal, un software de gestión de recursos humanos ofrecido como servicio (SaaS) por [Katal SAS — pendiente constitución] ("Katal", "nosotros") a las empresas que se suscriben a él ("el Cliente", "la Empresa").

Al crear una cuenta o usar la plataforma, el Cliente acepta estos Términos en su totalidad.

2. Definiciones

• Tenant: el espacio de datos aislado que corresponde a cada Cliente dentro de la plataforma
• Colaborador: cualquier empleado del Cliente cuyos datos se administran dentro de Katal
• Usuario: cualquier persona autorizada por el Cliente para acceder a la plataforma (administradores de RRHH, managers, colaboradores en autogestión)
• Datos del Cliente: toda la información que el Cliente o sus Colaboradores cargan en la plataforma

3. Descripción del servicio

Katal ofrece un software de RRHH multiempresarial que incluye los módulos descritos en el plan contratado por el Cliente (Essential, Professional o Enterprise), según el documento de módulos y niveles de licenciamiento vigente publicado en getkatal.com.

Katal se reserva el derecho de mejorar, modificar o descontinuar funcionalidades, siempre que ello no reduzca sustancialmente el valor del plan contratado sin previo aviso razonable.

4. Cuenta y registro

• El Cliente es responsable de la veracidad de la información suministrada al registrarse
• El Cliente es responsable de mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso de sus Usuarios
• El Cliente debe notificar a Katal de inmediato ante cualquier uso no autorizado de su cuenta

5. Obligaciones de Katal

• Prestar el servicio con la disponibilidad (SLA) correspondiente al plan contratado
• Mantener medidas de seguridad razonables para proteger los Datos del Cliente
• Actuar como Encargado del Tratamiento respecto de los datos personales de los Colaboradores del Cliente, conforme al Anexo A de este documento
• Brindar soporte según el nivel de servicio del plan contratado
• Notificar al Cliente ante cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, en un plazo razonable no mayor a 72 horas desde su detección

6. Obligaciones del Cliente

• Garantizar que cuenta con la autorización legal necesaria de sus Colaboradores para cargar y tratar sus datos personales en Katal
• Usar la plataforma conforme a la legislación laboral y de protección de datos vigente en Colombia
• No usar la plataforma para fines ilícitos o contrarios a estos Términos
• Pagar oportunamente el valor de la suscripción según el plan y periodicidad contratados
• Designar al menos un administrador responsable de la cuenta

7. Precios y forma de pago

• El valor de la suscripción se calcula según el modelo PEPM (precio por empleado activo por mes) correspondiente al plan contratado, sujeto al mínimo mensual de dicho plan
• Los precios están publicados en getkatal.com y pueden actualizarse, con al menos 30 días de aviso previo para clientes activos
• El no pago oportuno puede resultar en suspensión gradual del servicio, conforme al ciclo de vida de cuenta: activo → moroso → suspendido → cancelado

8. Propiedad intelectual

• Katal (el software, su código, diseño, marca y documentación) es propiedad exclusiva de [Katal SAS] y está protegido por las leyes de propiedad intelectual colombianas
• El Cliente no adquiere ningún derecho de propiedad sobre el software por el hecho de suscribirse
• Los Datos del Cliente siguen siendo propiedad del Cliente en todo momento. Katal no reclama ningún derecho de propiedad sobre la información que el Cliente carga en la plataforma
• Al terminar el contrato, el Cliente puede solicitar la exportación de sus datos en un formato estándar dentro de un plazo razonable

9. Confidencialidad

Ambas partes se comprometen a mantener confidencial la información no pública a la que tengan acceso con ocasión de este contrato, y a no divulgarla a terceros sin autorización, salvo requerimiento legal.

10. Disponibilidad del servicio (SLA)

11. Tratamiento de datos personales

El tratamiento de datos personales dentro de la plataforma se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales de Katal y por el Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos (Anexo A de este documento), que el Cliente acepta al suscribirse.

12. Limitación de responsabilidad

Katal no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, o pérdida de datos derivados de causas fuera de su control razonable (fuerza mayor, fallas de proveedores de infraestructura, uso indebido por parte del Cliente). La responsabilidad total de Katal frente al Cliente, en cualquier caso, no excederá el valor pagado por el Cliente durante los 6 meses anteriores al hecho que la origine.

(Nota: esta cláusula debe ajustarse con asesoría legal — los límites de responsabilidad razonables varían según el riesgo real del negocio y no deben usarse para evadir responsabilidades que la ley colombiana no permite limitar, como el dolo o la culpa grave.)

13. Terminación

• El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de facturación, efectiva al final del periodo ya pagado
• Katal puede suspender o terminar el servicio ante incumplimiento grave de estos Términos, previa notificación
• Al terminar, el Cliente tiene [30] días para exportar sus datos antes de que sean eliminados conforme a la Política de Tratamiento de Datos

14. Modificaciones

Katal puede modificar estos Términos, notificando al Cliente con al menos 15 días de anticipación para cambios sustanciales. El uso continuado del servicio después de esa fecha constituye aceptación de los nuevos Términos.

15. Ley aplicable y jurisdicción

Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia se someterá a los jueces competentes de Bogotá D.C., sin perjuicio de mecanismos de resolución alternativa de conflictos que las partes puedan acordar.

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Anexo A — Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos

Este anexo aplica porque Katal trata datos personales de los Colaboradores del Cliente por cuenta de este último — es decir, el Cliente es el Responsable del Tratamiento y Katal es el Encargado, conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.

A.1 Objeto

Katal ("el Encargado") tratará los datos personales de los Colaboradores del Cliente ("el Responsable") únicamente para la prestación del servicio contratado, siguiendo las instrucciones del Responsable contenidas en este acuerdo y en la configuración de la plataforma.

A.2 Obligaciones del Encargado (Katal)

• Tratar los datos únicamente para las finalidades autorizadas por el Responsable — nunca para fines propios ni de terceros
• Guardar confidencialidad sobre los datos, incluso después de terminado el contrato
• Implementar medidas de seguridad técnicas y organizativas razonables (ver sección 8 de la Política de Tratamiento de Datos)
• Notificar al Responsable dentro de las 72 horas siguientes a la detección de cualquier incidente de seguridad que afecte los datos de sus Colaboradores
• No subcontratar el tratamiento sin informar al Responsable, y exigir a cualquier subencargado (ej. proveedores de infraestructura en la nube) las mismas obligaciones de este acuerdo
• Al terminar el contrato, y a elección del Responsable: devolver los datos en formato exportable, o eliminarlos de forma segura, salvo que exista una obligación legal de conservarlos
• Colaborar con el Responsable para atender solicitudes de los titulares (derechos ARCO) cuando corresponda

A.3 Obligaciones del Responsable (el Cliente)

• Contar con la autorización válida de sus Colaboradores para el tratamiento de sus datos personales antes de cargarlos en Katal
• Instruir a Katal de forma clara sobre las finalidades del tratamiento (limitadas a la prestación del servicio)
• Ser el punto de contacto principal frente a sus Colaboradores para el ejercicio de sus derechos como titulares de datos

A.4 Subencargados

Katal podrá apoyarse en proveedores de infraestructura tecnológica (bases de datos, almacenamiento, cómputo en la nube) para prestar el servicio. Estos proveedores actúan como subencargados, sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de este acuerdo.

A.5 Vigencia

Este acuerdo permanece vigente mientras exista la relación contractual entre el Cliente y Katal, y sus obligaciones de confidencialidad sobreviven a la terminación del contrato.

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Última actualización: [fecha]. Este documento —especialmente el Anexo A— debe ser revisado por un abogado especializado en protección de datos y derecho contractual antes de publicarse o de usarse para formalizar contratos con clientes reales.